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總經辦文秘崗位職責

更新時間：2024-09-12 05:58:11

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總經辦文秘崗位職責

　　在充滿活力，日益開放的今天，很多情況下我們都會接觸到崗位職責，崗位職責包括崗位職務范圍、實現崗位目標的責任、崗位環境、崗位任職資格及各個崗位之間的相互關系等。那么崗位職責的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的總經辦文秘崗位職責，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

總經辦文秘崗位職責1

　　崗位職責:

　　1、根據總經理要求,搜集、整理國內外宏觀經濟政策、行業發展態勢等相關信息材料,做好分析、調查、研究,為公司制定發展戰略和經營方針提供依據;

　　2、在總經理指導下,撰寫公司工作計劃、總結、報告、指示、會議紀要、發言稿等材料;

　　3、整理經營層會議記錄、紀要,負責會議事項的落實與推進;

　　4、參與專項課題研究及綜合項目推進,支持公司階段性任務的順利開展與實施;

　　5、參與公司重大活動的策劃和組織,組織安排各種會議;

　　6、聯絡并處理公司對外公共關系;

　　7、完成領導交辦的'其它工作。

　　任職資格:

　　1、28歲以下,全日制大學本科以上學歷,經濟、法律、金融、管理專業背景優先;

　　2、英語六級以上,口語流利,熟練使用各類辦公軟件;

　　3、良好的文字表達力和公文寫作能力,思維敏捷、活躍;

　　4、工作勤勉、誠懇,責任心強,能夠承受較強的工作壓力;

　　5、個性開朗,有較強的溝通協調能力和公共關系能力。

總經辦文秘崗位職責2

　　職責一：安排公司領導工作活動日程，完成領導交辦的日常工作

　　任務1：安排公司領導工作、活動日程，陪同協助領導工作活動

　　任務2：完成領導交辦的日常各項工作

　　職責二：協助本部門領導安排各種外事活動

　　任務1：接待到訪的總公司領導及其他客戶

　　任務2：協助本部門領導安排公司領導班子例會及業務例會，督促會議決議的貫徹落實

　　職責三：起草各類公文

　　任務1：負責起草公司領導交辦的.各種文稿

　　工作依據(與該崗位工作緊密相關的規范、制度、標準)：

　　企業管理獎實施細則、《中國遠洋物流公司、中國外輪代理公司公文管理規定》、《大連外代文件材料立卷歸檔辦法》

總經辦文秘崗位職責3

　　一、工作概述

　　負責總經理辦公室的整理維護、文件檔案管理、來訪人員接待及協助總經理對日常行政辦公事務的處理（如：行程安排、會議通知、文件上傳下達等、。

　　二、崗位職責

　　1、職責一：辦公室內務

　　1、辦公環境：明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規范、圖書排放整齊。

　　2、每天準時上班、開窗通風。

　　3、清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

　　4、清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。

　　5、為總經理備好茶水（總經理到辦公室的同時、。

　　6、每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。

　　7、及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜、每兩周吸塵一次。

　　2、職責二：文件管理（流程齊全、分類合理、處理及時、管理規范、

　　1、對所有文件先進行識別，并分類登記，再分別辦理。

　　2、外來公函、通知及文字資料：及時送交總經理閱示，根據總經理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內、。

　　3、公司內部文件：及時送交總經理閱示，根據總經理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內、。

　　4、公司各部門（單位、送交總經理簽字的，根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。

　　5、重要的和緊急的文件，須提醒總經理。

　　6、每天將送交總經理批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。

　　7、根據文件積累的情況及時進行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。

　　3、職責三：來賓接待（彬彬有禮、熱情接待、

　　1、笑臉相迎，茶水相待。

　　2、詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。

　　3、必要時需索要名片并對來賓身份進行識別。

　　4、及時向總經理請示。

　　5、按總經理意見引見，接待（按情況給予續茶水、。

　　6、根據客人來訪時間、事宜重要性及職務等級，征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。

　　4、職責四：日常事務

　　1、公司內外文件的呈送、取件、復印、打印、分發、歸檔、整理及保管。

　　2、會議通知、會場布置，參加例會，為會議進行記錄以及會議紀要的起草工作。

　　3、督促檢查工作計劃、會議決議、總經理交辦事項的落實情況，并將了解的情況及時反饋。

　　4、協調總經理的日常工作時間安排（如：出差、來訪、會議、洽談、面試、宴請等、，并做好到點提醒。

　　5、配合總經理日常行政事務性工作，和出差前后的工作處理（如：日程安排、酒店預定、禮品準備、費用報銷等、。

　　6、總經理辦公室辦公設備、家具、各類辦公用品的領取、登記、管理、分發和維護工作。

　　7、處理總經理臨時交辦的其他工作，做好各項信息統計匯總、呈報和管理。

　　8、嚴格執行保密制度，不在私人交往、通信和通話中泄漏公司各類文件秘密，不通過其他任何方式傳遞文件秘密。

　　三、工作流程

　　四、任職條件

　　1、學歷背景：

　　以文科類為主，大專以上學歷。

　　2、培訓及資歷：

　　接受過行政管理、禮儀、文書寫作、管理學、公共關系等方面的培訓。

　　3、工作經驗：

　　1、有2～3年以上相關工作經驗。

　　2、有一定的獨立工作能力。

　　4、基本技能和素質：

　　1、知識素養較高，知識面較廣，知識結構合理。

　　2、熟悉公司文檔管理，能獨立完成文書及檔案管理工作。

　　3、良好的組織、協調、溝通能力，具備較強的交往能力。

　　4、具備一定的時間管理能力、工作效率較高。

　　5、具備一定的洞察力及分析、解決問題的.能力。

　　6、熟悉公文寫作、思路清晰，熟練使用辦公軟件、設備。

　　7、品格高尚，道德素養好。

　　5、個性特征：

　　1、外向型性格、富有親和力、主動積極、豁達樂觀、有耐心。

　　2、忠誠守信、工作嚴謹、敬業、責任心強。

　　3、做事果斷、條理性強、保密意識強、具有團隊合作精神。

　　五、如何做好總經辦行政秘書工作

　　沒做到位的表現是：上司認為你應該知道，問你時你卻不知道，這就說明你這秘書做得還不到位，還沒做好。那么要怎么做到位呢，具體如下：

　　1、必須有更多的付出精神，不能太計較工作和個人報酬、時間。

　　2、常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯系電話盡可能熟記。

　　3、要學會擺弄文件，學會檔案管理，重要文件能隨時拿出來，所保存的文件能在2分鐘之內找到，近期（半月內、過手的文件要迅速知道其去處。

　　4、學會記住認人，凡是見過一次面或找過你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見到時，能立即知道這人姓什么，做什么的。

　　5、應酬活動，場合允許要站在總經理身邊，輕聲提醒上司對面過來準備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的。

　　6、學會記錄，只要在場能記錄的一般都要記錄詳細，說不定什么時候有用。

　　7、開會一般你只是列席，要記住盡量少發言，如非上司問及，一般不發言，但是一定要將會議記錄記全面，尤其是重要發言和會議決議。

　　8、對內部各部門和人員有調查研究和了解情況的權力，但沒有指令權，若轉達上司的指令一定要在下達之前說明。

　　9、為了寫東西，多做標準文本，以備不時之需。

　　10、對其它同事不可有驕嬌之氣。

　　11、無論對上、對下，多用“請”和“謝謝”。

　　12、不做與工作無關的事。

　　13、手機永遠是振動，網上QQ也不要有唧唧的叫聲。

　　14、要細心，學會在小事情上為上司補缺，必要時候需要為上司圓場。

總經辦文秘崗位職責4

　　崗位職責：

　　1.協助總裁/總經理做好公司各項工作安排，上傳下達；

　　2.協助總裁/總經理的日程安排；

　　3.協助總裁/總經理做好會議安排及會議紀要；

　　4.協助做好公司來賓的`接待，做好對外公共關系的協調；

　　5.協助做好總經辦文案的起草和管理工作；

　　6.完成總裁/總經理授權交辦的其他任務。

　　職位要求：

　　1.大專以上學歷，專業不限，工作經驗不限；

　　2.形象好氣質佳，性格開朗，學習能力強，較強的抗壓能力；

　　3.熟練的電腦操作能力，有忠誠盡責的人品。

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