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辦公室文員的崗位職責

更新時間：2024-09-16 07:08:14

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辦公室文員的崗位職責

　　在快速變化和不斷變革的今天，我們可以接觸到崗位職責的地方越來越多，制定崗位職責可以最大限度地實現勞動用工的科學配置。崗位職責到底怎么制定才合適呢？下面是小編為大家收集的辦公室文員的崗位職責，希望能夠幫助到大家。

辦公室文員的崗位職責1

　　1、協助部門領導進行采購方面的'工作;

　　2、負責收集各部門采購需求;

　　3、協助部門領導進行供應商的聯絡、物資跟蹤、到貨情況、對賬、接待等工作;

　　4、整理采購單據，負責制作并管理出入庫單據及其他倉庫管理單據;

　　5、負責辦公用品的采購;

　　8、完成領導交辦的其他任務。

辦公室文員的崗位職責2

　　文員崗位職責

　　1、負責接聽、轉接外部電話；

　　2、負責接待來訪人員。

　　3、負責辦公室的各項資料的打印、復印、掃描、裝訂、銷毀等文秘工作。

　　4、負責做好各項會議安排、記錄、紀要、決議跟進。

　　5、負責公司傳真件、公文、信件、郵件、報刊、雜志、廣告頁等資料的簽收、整理、分送，并做好相關記錄。

　　6、做好公司宣傳專欄、網絡資料的組稿、更新。

　　7、負責辦公室各項檔案資料（包括電子檔）的收集、整理工作，負責與工作內容相關的各類文件的歸檔管理。

　　8、做好業務內勤工作。負責客戶資料的入檔；空白表單、合同的管理；參與市場宣傳、推廣、公關；能夠進行初級的客戶咨詢。

　　9、協助招聘，管理員工檔案,參與人事、業務等相關考核統計。

　　10、統計每月考勤，上報主管領導，并送交財務做帳，留底。

　　11、負責辦公室物品的保管、整理、出庫、入庫、發放、使用登記和離職時的收繳。

　　12、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、復印機的具體使用和登記，管理辦公室各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

　　13、負責辦公室公共區域、總經理室的清潔衛生。

　　14、負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍

　　15、負責下班時對整個辦公區的巡視，查看門窗、飲水機電源、電腦電源等關閉情況并做記錄。

　　16、負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發放辦公用品、印制名片、辦理工卡、定水、定票、辦證、郵寄。

　　17、負責按時繳納水電、電話、網絡等常規性費用，確保暢通使用。

　　18、完成上級安排的其他臨時工作任務。

　　文員工作細則

　　一、前臺接聽來訪電話

　　1、三大注意：三聲之內接起，即使是你正在接聽一個電話；在電話中微笑；號碼四號一組。三大細節：在電話傍準備紙和筆；把握通話節奏，給對方留說話的時間；聲音適中，即讓對方聽清，又不影響他人。

　　2、做好前臺電話的轉接工作，有人需要轉接到總經理辦公室、財務室時需要與總經理、財務相關人員溝通好后方可接入。

　　3、出現電話沒有辦法轉接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧客的電話與姓名，方便公司員工與他取得聯系。每日要形成電話來訪登記，梳理匯總相關信息。

　　4、對來往電話接聽準確及時、聲音清晰、態度和藹，恰當使用禮貌用語；對緊急電話設法接通，未通者速報主管領導處理。

　　二、前臺接待來訪客人

　　1、客人來訪要主動微笑問候

　　“您好”“請問”“麻煩您稍等一下”，請客人到茶座就座，詢問來訪事由，確定被訪部門、被訪人，同時按照客人的需求送上飲品（給定咖啡、果汁、茶、水，讓客人選擇），通知被訪人接待；在客人與被訪人交流時，及時給與飲品添加、資料準備等方面的支持；客人離開時要從吧臺起身，盡量參與禮送，要有禮貌語“再見”“慢走”；客人離開后要及時收走紙杯，整理茶座。

　　2、一次性接待顧客三個以上時可以叫其他人員幫忙接待。

　　3、客人來訪，被訪人不在、并且不能很快返回時，要準確記錄來訪人的相關信息，及時通知被訪人，客人等候期間要主動呈遞公司資料及相關報刊雜志。

　　4、認真接待每一位客人，要做到語言禮貌、舉止文雅，體現節奏效率，傳遞公司文化，做好公司的形象窗口。

　　5、前臺每日要形成客人來訪登記，梳理匯總相關信息。

　　三、文書文秘工作

　　1、文件打印要實行標準化操作，初稿統一用環保紙打印，重要文稿的領導修改稿要妥善保存，打印文檔要分類執行統一版式、統一字號、統一臺頭。用印文件要有備份存檔，附用印審批，形成登記表。及時整理電腦中的電子文檔資料，合理歸檔。

　　2、打印、復印、掃描、傳真要執行登記制度，對文檔的內容、用途、頁張形成統計。要準備掌握各種文件、證照、資質的復印、掃描、傳真要求及技巧，體現專業精神。

　　3、文件的裝訂：常規文件采用左側二釘的方法裝訂，要求邊距適中；孔洞材料要求折頁整齊，美觀大方。對大于A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料,應按照A4紙型的尺寸加以折疊,盡量減少折疊層次,折痕處應盡量位于字跡之外。文檔裝訂時,正文在前,底稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,復制件在后；轉發文在前,被轉發文在后；來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后；結論性材料在前,依據性材料在后。有文件處理單的，應放在最前面。不同文字的文本，無特殊規定的中文文本在前，外文文本在后。裝訂前將“件”內的各頁以左上側對齊，有材料附件的用化學膠棒粘貼左上角，

　　4、文件的銷毀：廢舊文件、資料不得隨便棄置、不得變賣，各部門必須嚴格遵守相關保密制度，本部門日常辦公作廢的文件、草稿、清樣、臘紙、復印廢頁及其文字廢紙，要集中捆扎或裝在“廢舊文件袋“內，送到前臺，統一登記銷毀。

　　5、負責制作、上報公司要求的各類統計報表等相關資料，按照合理的格式通過打印機打印出來交給相關人員。

　　四、各項會議安排、記錄、紀要、決議跟進。

　　1、會議安排：要根據公司行事歷、領導安排，準確通知與會人員按時參加各項會議；做好會議前的場地、音響、衛生、茶水、議程、資料等會務安排；提前進入會議場所，接待會議人員，發放會議資料。

　　2、會議記錄：出席大小會議指定文書人員，要按照制式表格做好會議主題、時間、地點、參加人員、會議內容等相關記錄，記錄要用語準確、簡潔、凝練，文字書寫要公正，必要時要進行電腦錄入并打印。

　　3、會議紀要：重要會議要出具會議紀要，用以督促會議要求、任務的落實，一般需會議主持人簽發，方可遞送與會人員及相關部門。會議紀要內容格式參見會議記錄。

　　4、決議跟進：重要會議的相關決議，一般分配行政部人員負責某一項或幾項內容的跟進，被指定人有責任對決議的執行情況做出檢查，并形成材料適時匯報。

　　五、宣傳專欄、網絡資料的組稿、更新。

　　1、宣傳欄以周為周期將行業信息、公司通知、通報、重大事項等隨時更新公布，更新內容須經主管領導審批，相關責任人有義務學習、查找、剪輯和掌握行業最新動態，并分享交流。

　　2、負責公司網站、博客相關信息、文章的組稿、更新。

　　3、要掌握公司各項網絡宣傳、招聘賬戶、密碼，做到日更新，網絡渠道采集到的信息要做到日記錄匯總，及時反饋相關部門。

　　六、業務內勤工作

　　1、空白表單、合同要按照規定存放，要執行統一編碼，跟蹤使用情況，及時記錄、補充，作廢的預制件合同要登記編號，收回銷毀。

　　2、內勤人員要根據公司的安排積極參與市場宣傳、推廣、公關活動，積極為公司業務發展獻言獻策。

　　3、內勤人員要掌握公司業務內容、流程及相關規則，能夠進行初級的客戶咨詢，要不斷提要業務素養，挑戰高職位發展。

　　4、及時處理好客戶的投訴問題。

　　七、人事相關工作

　　1、協助招聘，負責面試人員的信息采集、面試通知、接待、簡歷填寫、證件復印、秩序安排等相關環節，簡歷填寫要求不留空白。

　　2、負責新進人員的入職手續辦理。提供相關表格，指導填寫、明確辦理流程；收集證件復印件、照片；發放工牌、工服、《員工手冊》、辦公用品、勞保福利用品，并逐人登記造冊；采集員工檔案信息，負責《員工花名冊》、《通訊錄》信息的更新。

　　3、協助主管對新進人員的'培訓資料準備、場次安排、培訓會務、效果跟蹤等基礎工作；參與人事、業務的相關考核統計。

　　4、負責離職人員的離職手續辦理。提供相關表格，指導填寫明確辦理流程；根據物品領用登記收繳配發的工牌、工服（或折價計算）、大件辦公用品、通訊工具等。

　　5、負責建立、完善、管理員工人事檔案材料,公司有員工調動的及時公示調動通知，及時更改公司的通訊錄，嚴格借檔手續。

　　八、考勤的統計

　　1、文員要嚴把考勤關，在每日上下班時段做好做好監卡工作，詳細登記遲到、早退、請假、公出等情況，并及時匯報主管領導。

　　2、每月月初將上個月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請假、公休、加班等出勤異動情況及轉正人員、新入職人員、離職人員的詳細標注。各項請假、加班手續須完整，主管領導簽批后交財務做帳并留底備查。

　　3、負責記錄員工的出勤異動情況；負責每日外勤、業務人員公出統計，客觀填寫相關統計表格。

　　九、辦公室物品管理：

　　1、入庫：物資入庫，保管員要親自同交貨人交接手續，核對清點物資名稱、數量是否一致，倉庫管理員收貨無誤后簽收，登記造冊。

　　2、貯存：根據所貯存物資物品的屬性、特點和用途分區域分類存放，合理有序；變質、失效或報廢的物品可提出申請，經批準后辦理清帳及報廢等；每月進行一次盤點，盤點應認真作好記錄，發現數量、質量問題應及時報告，查找原因，采取對策，追究責任；倉庫管理人員須妥善保管貯存記錄并保證其完整準確、信息及時可靠，做到賬物一致。

　　3、出庫：物資領用要由領取人提出申請經主管領導同意可到倉庫簽領。常規性辦公用品按標準配置發放簽領，填寫《領取登記表》，注明物資名稱、數量、領取部門、領取人，倉庫管理人員及時登記《物資保管登記臺帳》（包括實物數的核對）。員工離職時，要按照公司規定回收相應配備物品。

　　4、借領：借領時應填寫《物品借用登記表》，填明物品名稱、數量、歸還日期，由倉庫管理人員進行登記、核對，開具借條，并落實物品回收情況。物品借用時出現損壞或丟失，應向倉庫管理人員說明情況，按照公司規定處理。

　　5、調動：倉庫管理人員工作調動、變更，一定要辦理交接手續，移交未了事宜及有關憑證，要列出清單，寫明情況，雙方各執一份，存檔一份。

　　十、后勤服務保障

　　1、負責公司傳真件、公文、信件、郵件、報刊、雜志、廣告頁等資料的簽收、整理、分送，并做好相關記錄。

　　2、負責辦公室各項檔案資料（包括電子檔）的收集、整理工作，負責與工作內容相關的各類文件的歸檔管理。

　　3、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、復印機的具體使用和登記，管理辦公各種財產,負責說明書、保修卡等件的保管，負責售后保養維修聯系，合理分配并提高財產的使用效率,提倡節儉。

　　4、負責按時對辦公室公共區域、總經理室的衛生進行清潔；負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監督，保證舒適良好的工作氛圍。

　　5、負責下班時對整個辦公區的巡視，查看門窗、飲水機電源、電腦電源等關閉情況并做記錄。

　　6、負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發放辦公用品、印制名片、辦理工卡、定水、定票、辦證、郵寄。

　　7、負責按時繳納水電、電話、網絡等常規性費用，確保暢通使用。

　　8、完成上級安排的其他臨時工作任務。

辦公室文員的崗位職責3

　　1、通過我們系統回訪已經辦理過業務的優質客戶，了解客戶需求，解決客戶疑慮;

　　2、通過微信與客戶進行有效溝通了解客戶需求,尋找銷售機會并完成銷售業績;

　　3、不需要出去跑業務，也不需要自己開發客戶，不用強制銷售;

　　3、維護、整理老客戶資料，協助部門領導挖掘老客戶轉介紹的潛力;

　　4、完成上級交代的'任務;

辦公室文員的崗位職責4

　　崗位職責

　　1、熟悉公司產品，負責整理報價、產品圖片及訂單、數據統計整理;

　　2、負責日常辦公用品采購、發放、登記管理，辦公室設備管理;

　　3、具有較強的人際溝通協調能力，團隊意識強。

　　任職資格

　　1、高中以上學歷，1年以上相關工作經驗;

　　2、熟練使用常用辦公軟件，如Word、PDF、Excel等;

　　3工作仔細認真，責任心強，有良好的'團隊合作精神。

辦公室文員的崗位職責5

　　1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。

　　2. 負責辦公室檔案收集、整理工作。

　　3. 負責辦公室的清潔衛生。

　　4. 負責辦公室用品的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　5. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理。

　　6.負責資料的.統計，收發工作。

　　7. 接受其他臨時工作。

辦公室文員的崗位職責6

　　1、負責對客戶資料進行核實進行網簽錄入,規范房屋的填寫，跟進買賣雙方簽名、蓋章等整套資料準備與手續辦理;

　　2、負責客戶資料文檔整理、錄入、存檔;

　　3、負責房管局網簽系統的'維護及管理，與客戶保持良好的溝通;

　　4、協調部門之間的工作內容，完成領導交辦的其他任務。

辦公室文員的崗位職責7

　　1.負責轉接公司來電，必要時作記錄并通知到人

　　2.負責來訪客人登記、接待、引領

　　3.負責公司考勤監督、記錄、匯總、申報

　　4.負責會議室、會議室使用管理、時間安排

　　5.負責傳真機、復印機的'日常使用和維護

　　6.負責公司各種行政表格的管理和發放

　　7.負責飛機票和火車票訂票工作

　　8.負責公司傳真、信件、包裹的收發、傳真

　　9.上級主管交辦的其他事務性工作

辦公室文員的崗位職責8

　　一、政府項目及知識產權工作

　　1、跟蹤政府扶持政策，申報經信委發改委科委等政府科研資助；

　　2、政府項目的跟蹤、實施、監管、驗收；

　　3、協助知識產權申報和日常管理工作。

　　二、研發公共服務平臺

　　1、平臺的整體運營，推進大型儀器共享及服務備案工作；

　　2、研發公共服務平臺年度獎勵申報工作；

　　3、完成研發公共服務平臺其他相關工作。

　　三、其他科技相關工作

　　1、公司高新技術企業的'認定與復審工作；

　　2、上海名牌、著名商標申報與認定；

　　3、專利資助申請；

　　4、科技項目申報書的編制與備案；

　　5、技術中心的日常工作及季度簡報、年報的收集整理編寫上報；

　　6、辦公室文員類工作。

辦公室文員的崗位職責9

　　1、負責分部日常辦公工作，部門通知、文件、信函等的傳達工作，做好部門辦公電話接聽和電話記錄；

　　2、協助領導組織擬定分部管理制度、規章、工作計劃和工作總結等。

　　3、協調分部文員各崗位之間的'協同工作。

　　4、負責部門各類資料的歸檔與管理。

　　5、認真完成值班任務和分部安排的其他日常工作。

辦公室文員的崗位職責10

　　1.負責電話的接聽及轉接,并且對所接聽電話做好記錄。

　　2.負責傳真收發與登記。負責文件資料的打印、登記、發放、復印、裝訂

　　3.保管登記和按規定發放公司辦公用品;對于辦公室里各類的辦公室設備的使用進行保養和維護，保持辦公室的整潔。

　　4.負責考勤;管理飲水;負責快遞的收發及登記

　　5.負責公司重要的會議記錄，并能夠及時做好會議記錄和整理，完成會務工作。

　　6.協助公司領導做好公司來賓的接待工作。

　　7.做好領導交辦的.其他任務，處理好臨時突發的緊急事務。

辦公室文員的崗位職責11

　　主要負責生技部的日常事務工作，直接對生技部負責人及其助理負責，在對口工作上接受其他相關上級領導的指導和管理。

　　一、負責訂單跟蹤

　　這里訂單包括：在以銷定產情形下，銷售部門提交的客戶訂單（或合同）；在以產定銷情形下，計劃部門下達的指導性儲備產品生產計劃單。

　　1、收集資料：①向銷售及計劃部門收集銷售訂單（或合同）、指導性儲備產品生產計劃單；②向銷售及計劃部門索取定制產品的相關技術文件、工藝文件、樣衣樣料、以及各種動態變更單。

　　2、確認訂單：與相關部門共同對訂單或合同標的“款式、數量、交期、工藝與質量要求、樣衣樣料”進行書面確認。

　　3、督辦評審：嚴格按《客戶訂單（或合同）評審程序》，督辦生技部門、生產車間對訂單的評審工作。

　　4、優化方案：督促相關技術人員詳細優化客戶提交的技術參數及其生產工藝文件，勾通協調每一個細節問題，整合相關資料，為生技部負責人決策生產方案提供依據。

　　5、反饋意見：跟蹤管理好客戶訂單，充分做好與此相關的銜接工作。要及時同相關方進行勾通，及時向客戶、內部相關部門、相關領導反饋勾通意見、匯報情況，特別是對于涉及生產訂單的不確定性內容要及時響應，必要時直接保持與客戶進行雙向的良好溝通，勾通與反饋情況要做好相關記錄，必要時申發文件確認。

　　二、督辦生產流程

　　協助生技部領導及助理，對產前準備、產中管理、產后服務進行跟蹤與督辦。

　　1、根據訂單或指導計劃，通過erp系統編制生產計劃，報生技部領導審批。

　　2、督辦相關技術人員的“款式設計、樣衣試制、生產工藝編制、打板、工序分配、用料核定、工時測定”工作，收集各技術員工作中形成的技術工作底稿。

　　3、根據技術工作底稿，通過excel精準編制“款式信息資料、工藝指導書、分碼尺寸表、工序分配表、單件成衣物料消耗清單、工時測定表”等技術表單，經生技部領導審核后，報送相關領導組織評審。其中《單件成衣物料消耗清單》報送財務總監組織評審核準材料消耗定額，《工時測定表》報人力資源總監組織評審核定工時工價，其他內容及樣衣樣料報生技領導組織評審并修正各項指標。

　　4、根據生產計劃、單件成衣物料消耗清單、生產能力（物料存量、機器設備、生產人員），及時通過erp系統計算分析，進行生產排期、編制原輔材料《采購計劃》、班組《加工單》報批。

　　5、負責各款面、輔、物料、紙樣、樣衣的來料跟進。負責船頭板、產前板、選樣貨的`收集及傳遞工作。

　　6、負責生產跟單控制與協調，保證進度和質量。

　　7、負責維護erp系統中的“款式、工序、工時、加工單變更”、

　　8、負責收集整理“裁床單、車間班組收發單、生產人員工菲單”，并組織人員核對、錄入erp系統。

　　三、處理日常事務

　　負責生技部各種生產報表的數據統計及分析，并向有關部門報送單證和報表。

　　1、負責各車間，各部門生產進度，檢驗報告的收集、整理。

　　2、起草生產相關各類制度、通知、宣傳文稿，經審批后進行編輯打印與發放。

　　3、協同其他部門的工作。如及時處理好erp系統管轄模塊的信息數據、報送相關財務報表、協助管理工人考勤、進餐、住宿工作等。